كل خدمة تطلبها تُصدر فاتورة في منطقة العميل. يوضح هذا الدليل أين تجد الفاتورة، وكيف تسددها، وكيف تتابع حالتها، وكيف تدير المستندات المحاسبية المرتبطة بحسابك.
أين تجد فواتيرك
تتجمع جميع فواتيرك في منطقة العميل، تحت قسم Billing ثم My invoices. وتعرض القائمة رقم كل مستند وتاريخ إصداره وتاريخ استحقاقه ومبلغه وحالته.
تقابل كل فاتورة طلبًا واحدًا أو عملية تجديد واحدة. لذلك تُصدر الخدمات المتكررة فاتورة جديدة عند كل استحقاق، ومن الطبيعي أن ترى عدة مستندات للخدمة نفسها خلال سنة كاملة. ويمكنك ترتيب القائمة حسب التاريخ أو الحالة للعثور بسرعة على المستند المطلوب.
فهم حالات الفاتورة
الفاتورة غير المسددة تنتظر الدفع. والفاتورة المسددة منتهية، وتكون الخدمة نشطة ويمكن تنزيل إيصالها. أما الفاتورة الملغاة فلا يجب دفعها، لأنها تعود إلى طلب متروك أو خدمة لم تُنفّذ. وتبقى الفاتورة المستردة ظاهرة لأغراض التتبع المحاسبي.
تاريخ الاستحقاق هو المعيار، لا تاريخ وصول الرسالة. والخدمة التي تبقى فاتورتها غير مسددة بعد الاستحقاق قد تُعلَّق، ويأتي إعادة التنشيط بعد تسوية الرصيد، لكنه ليس تلقائيًا في كل الحالات. لذلك راجع حالة الخدمة بعد أي دفع متأخر.
تسديد الفاتورة
افتح الفاتورة المعنية واستخدم زر الدفع. وتظهر وسائل الدفع المتاحة في تلك الخطوة، إذ يعتمد الاختيار على المبلغ وعلى إعدادات حسابك. ثم اتبع التعليمات المعروضة حتى تأكيد العملية.
في حالة التحويل البنكي، انسخ مرجع الدفع المطبوع على الفاتورة كما هو، فبدونه تتأخر المطابقة البنكية. وتتحول الحالة إلى مسددة عند تسجيل الدفعة. وإذا دفعت مرتين، فلا تُرسل دفعة ثالثة: افتح تذكرة دعم مع المرجعين.
التجديد ومواعيد الاستحقاق
تُفوتر الخدمات المتكررة مسبقًا عن الفترة التالية. ويظهر تاريخ الاستحقاق القادم في صفحة الخدمة داخل منطقة العميل. بادر بالدفع قبل الموعد بأيام قليلة، فهذه هي الطريقة الوحيدة لتجنّب التوقف بسبب تأخر بنكي.
وإذا لم ترغب في الاحتفاظ بخدمة ما، فاطلب إيقافها قبل تاريخ التجديد. فالطلب المرسل بعد إصدار فاتورة التجديد لا يمنع إصدارها دائمًا، لذا تحرّك مبكرًا ثم تحقّق من قائمة الخدمات أن الطلب قد سُجّل فعلًا.
تنزيل المستندات وتصحيحها
يمكن تنزيل كل فاتورة مسددة بصيغة PDF من القائمة أو من تفاصيل المستند. وتحتوي هذه الملفات على البيانات التي تحتاجها محاسبتك، ويمكن إرسالها إلى محاسبك. واحتفظ بنسخة من كل فاتورة في أرشيفك المحاسبي قبل إغلاق السنة المالية.
ولتغيير عنوان الفوترة أو اسم الشركة أو إضافة معرّف ضريبي، حدّث بياناتك في ملفك الشخصي قبل الاستحقاق القادم. أما تصحيح فاتورة صادرة فعليًا فيتطلب طلبًا صريحًا: افتح تذكرة تحدد فيها رقم الفاتورة والعبارة الواجب تعديلها بدقة.
