Votre espace OpenVista réunit dans un même environnement hébergé le stockage et la collaboration (Nextcloud), la gestion de projets (OpenProject) et la facturation légale. Ce guide décrit les étapes concrètes pour ouvrir votre espace, l'organiser et y inviter vos premiers utilisateurs.
Ce que contient votre espace
- Nextcloud : fichiers, partage interne et externe, calendrier, contacts et synchronisation sur ordinateur et mobile.
- OpenProject : projets, tâches, planification et suivi du temps.
- Facturation légale : devis, factures et suivi des règlements, avec les mentions obligatoires prévues pour le Maroc.
Les trois briques partagent le même compte : un identifiant unique, et non un utilisateur par application.
1. Commander et activer votre offre
Les trois formules se distinguent par l'espace de stockage inclus : 10 Go pour OpenVista Starter, 50 Go pour Pro, 100 Go pour Entreprise. Le nombre d'utilisateurs, les options et le tarif en vigueur sont affichés sur la page de commande ; votre accès est ouvert après validation du règlement.
2. Recevoir et sécuriser vos accès
Vous êtes prévenu dans votre espace client, avec l'adresse de connexion, votre identifiant et le lien d'enregistrement de la double authentification (TOTP). Commencez par changer le mot de passe, activez la double authentification, puis conservez la clé de récupération hors de l'application.
3. Structurer les dossiers avant d'inviter
Un espace rangé dès le départ évite les doublons et les partages non maîtrisés. Procédez dans cet ordre :
- Créez un dossier par activité ou par client, avec un nom court et stable.
- Définissez qui dépose les fichiers et qui valide leur diffusion.
- Évitez les partages par lien public pour les documents financiers ou nominatifs.
4. Inviter les collaborateurs
Créez un compte par personne, jamais un compte partagé : le suivi des actions et la facturation par utilisateur en dépendent. Attribuez des groupes (comptabilité, projets, direction), puis des droits en lecture ou en écriture. Ajoutez les prestataires externes dans un groupe distinct, avec un accès limité dans le temps.
5. Démarrer avec les projets et la facturation
Dans OpenProject, créez le projet, ses lots de travail et les échéances. Renseignez ensuite la fiche société dans le module de facturation : identité, numérotation, modes de règlement et coordonnées bancaires. Une facture de test, puis son annulation, permettent de valider le circuit avant le premier envoi réel.
6. Bonnes pratiques
Activez la synchronisation de bureau sur les postes qui travaillent sur les mêmes dossiers, sans multiplier les copies locales. Vérifiez chaque trimestre la liste des utilisateurs actifs et retirez les accès des personnes qui ont changé de fonction. La corbeille et l'historique des versions couvrent les erreurs de manipulation ; ils ne remplacent pas une sauvegarde : exportez régulièrement les documents critiques.
