تجمع مساحة عمل OpenVista في بيئة مستضافة واحدة التخزين والتعاون (Nextcloud) وإدارة المشاريع (OpenProject) والفوترة القانونية. يوضح هذا الدليل الخطوات العملية لفتح مساحتك وتنظيمها ودعوة مستخدميك الأوائل.
ماذا تتضمن المساحة
- Nextcloud: الملفات والمشاركة الداخلية والخارجية والتقويم وجهات الاتصال والمزامنة على الحاسوب والهاتف.
- OpenProject: المشاريع والمهام والتخطيط وتتبع الوقت.
- الفوترة القانونية: عروض الأسعار والفواتير ومتابعة المدفوعات مع البيانات الإلزامية المقررة في المغرب.
تتشارك المكونات الثلاثة الحساب نفسه: معرّف واحد بدلاً من مستخدم منفصل لكل تطبيق.
1. اطلب الخطة وفعّلها
تختلف الخطط الثلاث حسب مساحة التخزين المضمّنة: 10 غيغابايت في OpenVista Starter و50 في Pro و100 في Entreprise. يظهر عدد المستخدمين والخيارات والسعر المعتمد في صفحة الطلب، ويُفتح وصولك بعد تأكيد الدفع.
2. استلم وصولك وأمّنه
تصلك في منطقة العميل رسالة تتضمن عنوان الاتصال ومعرّفك ورابط تسجيل التحقق بخطوتين (TOTP). ابدأ بتغيير كلمة المرور ثم فعّل التحقق بخطوتين، واحفظ مفتاح الاستعادة خارج التطبيق.
3. نظّم المجلدات قبل الدعوة
المساحة المنظمة من البداية تمنع التكرار والمشاركات غير المنضبطة. اتبع هذا الترتيب:
- أنشئ مجلداً لكل نشاط أو لكل عميل باسم قصير وثابت.
- حدّد من يرفع الملفات ومن يوافق على نشرها.
- تجنّب روابط المشاركة العامة للمستندات المالية أو الشخصية.
4. ادعُ المتعاونين
أنشئ حساباً لكل شخص ولا تستخدم حساباً مشتركاً: تتبع الإجراءات والفوترة حسب المستخدم يعتمد على ذلك. عيّن مجموعات (المحاسبة، المشاريع، الإدارة) ثم صلاحيات القراءة أو الكتابة. أضف المزوّدين الخارجيين في مجموعة منفصلة بوصول محدود المدة.
5. ابدأ بالمشاريع والفوترة
في OpenProject أنشئ المشروع وحزم العمل والمواعيد. ثم املأ بطاقة الشركة في وحدة الفوترة: الهوية والترقيم وطرق الدفع والبيانات البنكية. تتيح لك فاتورة تجريبية ثم إلغاؤها التحقق من المسار قبل أول إرسال فعلي.
6. أفضل الممارسات
خصّص وقتاً قصيراً في الأسبوع الأول لتعريف الفريق بقواعد التسمية والمشاركة: هي عادة تُكتسب بسرعة وتوفّر ساعات من التنظيف لاحقاً.
فعّل مزامنة سطح المكتب على الأجهزة التي تعمل على المجلدات نفسها دون تكرار النسخ المحلية. راجع كل ثلاثة أشهر قائمة المستخدمين النشطين وأزل وصول من تغيّرت وظيفته. تغطي سلة المحذوفات وسجل الإصدارات أخطاء الاستخدام، لكنها لا تعوّض النسخ الاحتياطي: صدّر المستندات الحرجة بانتظام.
